Organizar a agenda de outra pessoa
Olá, mundo!
Se já é difícil cuidar do que podemos controlar, imagine cuidar do que nem sempre podemos controlar. Em linhas gerais, esta é a função de muitos profissionais que trabalham diretamente com assessoria a gestores como secretários executivos, assessores em geral e assistentes executivos.
O grande desafio é tentar colocar em ordem a vida de uma pessoa que tem muitos compromissos durante seu dia e pouco tempo para organizar as informações. Dessa maneira, profissionais que prestam apoio e assistência direta a estes gestores necessitam manter o controle direto sobre as informações que dizem respeito à atuação de um executivo.
Uma maneira bem simples de desenvolver e tornar eficiente este fluxo de dados e informações é a utilização da agenda, porém cada profissional pode aplicar um método que se adéqüe melhor à sua realidade.
A agenda permite ao assessor visualizar de uma só vez todas as atividades que precisam ser realizadas naquele dia. As tarefas que ficarem pendentes você pode destacar ou anotar em outro local de fácil acesso, para que você finalize, no máximo, no dia seguinte.
Outro método fácil e rápido de priorizar atividades que serão realizadas por um executivo é dividir as atividades em quatro quadrantes: importantes, não importantes, urgentes e não urgentes. Assim você verá o quanto é prático solucionar questões de trabalho do cotidiano.
Algumas coisas são importantes e urgentes, outras importantes e não urgentes. Ainda há as que são não importantes e urgentes e as que não são nem importante nem urgente. À medida que um profissional passa a gerenciar melhor o tempo de seu gestor e, consequentemente, o seu próprio tempo, as atividades passam a ocorrer de maneira mais natural.
Por Marcela Conceição