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Amigos leitores,

Este será o primeiro dos textos especiais que lançarei a quatro mãos. Uma mente só não faz um texto reflexivo, portanto, convido vocês, com muito carinho, a lerem este que será o primeiro texto colaborativo deste ano e minha primeira convidada e parceira no blog é a Profa. Michelle

Soares, Coordenadora do curso de graduação em Secretariado Executivo da Faculdade Projeção, em Brasília-DF. Recebam o nosso texto reflexivo sobre o papel do profissional de secretariado:

Entre os paradigmas mais antigos e difíceis de serem superados na profissão de secretariado executivo está o de “servir o cafezinho”. A profissão evoluiu e nossas grandes referências deste tempo na área estão revolucionando a gestão do conhecimento nesta embrionária área do saber, em termos científicos. E neste time temos profissionais apresentando desde ferramentas tecnológicas e de automação para facilitar a gestão dos processos e do escritório, de modo geral, tal qual temos outros apresentando indicadores de desempenho para mensurar o que por anos parecia imensurável.

Sim, quebramos barreiras importantes para sermos reconhecidos e tratados da maneira adequada, que é nada além de respeito e confiança. Entretanto, gostaríamos de trazer um ponto por trás do senso comum, aquilo que talvez nunca tenhamos pensado com carinho ou tentado sequer tirar proveito. Sim, por que não fazer uma bela limonada ou business coffee desse servir café? A docência mostrou que em sala de aula devemos apresentar a profissão e o perfil do profissional conforme os livros acadêmicos e as expectativas reais do que esse profissional pode realizar em seu meio de trabalho. Contudo, devemos considerar as condições de trabalho de boa parte das empresas que contratam esse profissional, bem como a necessidade e os limites de cada um.

Parece fácil dizer “não sirva o cafezinho, você não é copeiro, empregado. Você é secretário!”, mas esta pode ser a melhor oportunidade profissional para a pessoa naquele momento. Inflamar discursos para quebrarmos velhos paradigmas é bonito na teoria, mas a prática nem sempre é maleável e simples de conduzir em uma situação como essa.

Podemos considerar que o ato de “servir” está intrinsecamente relacionado ao trabalho do secretário. Se consultarmos a palavra no dicionário, teremos que “servir é o ato de trabalhar em favor de alguém ou encarregar-se do funcionamento de uma atividade”. Não que você tenha a obrigação de servir o café, quando isto não está claramente descrito em suas atribuições, porém em módulo cortês operandis, pode-se chegar facilmente à conclusão de que o momento do café é como um ato de criação de oportunidade através do servir. E servir, em sentido ampla, normalmente volta para você!

Pensando em nossa melhor habilidade, a diplomacia, a criatividade e o poder de resolução de conflitos e problemas nas organizações, preparamos com muito carinho este artigo para apresentar uma outra perspectiva a você, profissional, e a você, colega e gestor de um secretário executivo. Vamos lá?

O ato de servir o café pode ser praticado esporadicamente, pois certamente não será a atribuição mais importante dentro de suas atividades mandatárias no ambiente corporativo. O café pode ser simplesmente um ato de subserviência ou um ato de serviço (a você, em primeiro lugar). Como assim? Imaginem duas formas de se servir um cafezinho: a primeira (provavelmente a mais comum) é ir à copa, pegar uma xícara, enchê-la com a famosa e amada bebida e entregar ao gestor (no caso de ele estar sozinho). Você pode fazer isso como resposta a um comando dele próprio.

A segunda maneira (talvez mais atípica) seria você perceber a dedicação intensa do gestor, as longas horas de trabalho e certamente a consequente falta de tempo para se alimentar decentemente. Então, você toma a iniciativa (protagonismo, visão, estratégia) de buscar duas xícaras de café – uma para ele e outra para você), senta despretensiosamente à sua frente e sinaliza seu ato cortês. Ele vai parar. E nesta hora você aproveita para despachar os assuntos de trabalho, de forma mais leve e menos formal. Neste momento, você deve aproveitar para extrair tudo o que de mais precioso você poderia aprender sobre gestão, trabalho e estratégia com esse gestor.

Seja positivo no momento de absorver tais estratégias. Comunique-se e se faça presente, tenha uma linguagem clara e acessível e não-violenta, agregue aos itens de interesses. E ao longo do cafezinho você perceberá a importância daquela vivência.

Em pesquisa, cientistas apontaram que as pausas para o café contribuem para a produtividade e concentração dos funcionários. Eu vou mais longe, acredito que o café seja um motivador e um inspirador. Então, aproveite nestas oportunidades com seu executivo, o espaço para compartilhar ideias, que muitas vezes se perdem por conta de dias atribulados e corridos.

Em reuniões, o cafezinho costuma também ser servido e pode ser um bom alívio para o momentos de tensões ou um estimulador da criatividade, tornando o espaço mais colaborativo e criativo. Nas organizações há cadeias formais e informais de processos, porém não devemos compreender os grupos informais como “ruins”, pois eles carregam características que podem dar pistas do que realmente está ocorrendo na Organização.

Por vezes servimos, já em outras oportunidades somos servidos, isso é constante em nossa vida e não somente no café. Crie, cultive e explore estes momentos. A sinergia demandada pode trazer bons frutos, alavancar carreiras e criar laços. Não é o ato de servir um café que vai colocar toda a trajetória da profissão em grau de inferioridade com outras carreiras. Muito mais do que se sentir inferiores, devemos compreender a capacidade agregadora do secretariado e o vínculo de pertencimento (Eliane Wamser) que podemos ter na profissão, que vai muito além do servir o café.
Então, Marcela Brito, aceita um café?

Michelle, sempre estou disposta para um café, onde quer que seja. O objetivo do café e a companhia valem toda a dedicação de energia para esta ação. Diria que uma das especialidades do secretário executivo deve estar nesse ato de servir o café. Temos a oportunidade de construir relacionamentos, sugerir melhorias e contribuir para o processo de inovação nas instituições. Pense, a partir de agora, nesse cafezinho especial!

Que tal, vai um café também?

Por Marcela Brito e Michelle Soares

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Marcela Brito sou eu: muitas mulheres, muitas facetas, uma só identidade. Alguém com missão, paixão e coragem.

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