Negócio de Sucesso – Passo 4
Caros leitores,
Hoje prossigo escrevendo a série dessa semana falando sobre a reunião de pós-evento, pela qual toda a equipe que cuida de um grande evento deve passar depois da realização. O principal objetivo é discutir em conjunto, com todos os envolvidos, os erros e acertos das comissões. É importante ter um líder mediando a reunião. Geralmente, é o presidente da comissão organizadora ou o gestor de um projeto específico.
Então, vamos aos principais pontos que devem ser discutidos nesta reunião, que muitas equipes evitam, por problemas com feedback e críticas, mas que é extremamente importante, para permitir que todos cresçam e, especialmente, aprendam com os erros ocorridos.
1º. Agradecimentos – Eu valorizo muito agradecimentos. É sempre importante agradecer e elogiar, se necessário, o empenho, trabalho, proatividade e engajamento dos colaboradores responsáveis pela realização de um grande evento. Não é fácil tirar do papel uma atividade que demanda tantos esforço conjuntos. As pessoas investem tempo, energia e há muito desgaste emocional e físico, portanto, um agradecimento inicial ameniza e orienta o tipo de reação que os envolvidos terão com as críticas indispensáveis que devem ser feitas posteriormente;
2º. Acertos – Em seguida, é importante apontar os acertos da equipe, destacando o momento do planejamento que permitiu que uma ação fosse possível dentro do evento. Sempre o líder ou mediador da reunião deve relacionar a importância de cada acerto com cada etapa do processo de planejamento do evento ou projeto;
3º. Erros – Após os acertos, os erros devem ser comentados cuidadosamente, destacando também o que foi planejado e não foi cumprido adequadamente. É nesse momento que são avaliadas as ações que deram errado, relacionando ao que havia sido planejado antes. Para cada erro é interessante que todos digam que tipo de atitude poderia ter sido tomada, a fim de que na próxima oportunidade esses mesmos erros sejam evitados;
4º. Avaliação comportamental – O líder deve considerar os comportamentos dos membros da equipe, tanto os que foram proativos em situações de imprevisto quanto os que reagiram passivamente e não conseguiram solucionar eficientemente qualquer problema ocorrido;
5º. Avaliação dos convidados/participantes – Um dos itens imprescindíveis na reunião de pós-evento é a apresentação de um gráfico de nível de satisfação dos participantes. É importante recolher as fichas de avaliação dos participantes e transformá-las em informação, para relacionar suas opiniões à discussão de erros e acertos do evento, a fim de que sejam traçadas soluções para minimizar os impactos negativos nos próximos.
Seguindo essas etapas é possível realizar uma reunião de pós-evento breve, produtiva e com resultados positivos para todos. Não é fácil, mas deve ser exercitado para ser inserido definitivamente na cultura organizacional.
Por Marcela Conceição Brito