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Olá, Profissionais!

Hoje é quinta-feira e dia da nossa coluna especial, Job Interview. A coluna traz toda a semana para vocês uma entrevista especial com um profissional de uma área específica. E é com muita satisfação que hoje eu posto a entrevista realizada com a Secretária Executiva Trilíngue (e Jornalista) Renata Trindade.

Renata vai falar um pouquinho do imenso universo desta profissão que ainda causa algumas dúvidas e que também desperta a curiosidade de muitos estudantes e profissionais. O Secretariado Executivo que, atualmente, é reconhecido como profissão de nível superior está ganhando espaço no mercado e também no meio acadêmico.

Que tal saber um pouco mais deste profissional e desta área de atuação no mercado? Aproveite mais esta profissional de sucesso e fique à vontade para entrar em contato com nossa equipe, caso fique ainda alguma dúvida a respeito da profissão e do curso acadêmico. Boa leitura!

Nome: Renata Trindade
Profissão: Secretária Executiva Trilíngue
Idade: 23 anos
Cidade: Belém

Marcela Conceição: Olá, Renata! Obrigada por participar da Job Interview desta semana para o meu site. Você é tão jovem e já tão cheia de compromissos. Nossa equipe está honrada em entrevistá-la.

Marcela Conceição: Quando você se graduou e qual a Instituição de Ensino?

Renata Trindade: Finalizei minha primeira graduação no final de 2008 pela Universidade do Estado do Pará – UEPA. No ano seguinte conclui o Bacharelado em Comunicação Social/ Jornalismo, pela Universidade Federal do Pará. Atualmente estou cursando Especialização em Planejamento e Gestão Estratégica pela Fatec Internacional.

MC: Há quanto tempo você trabalha como secretária executiva?

RT: Contabilizando estágios na área e meu emprego atual, 2 anos e 9 meses.

MC: Quais os principais requisitos para ser Secretária Executiva Trilíngue?

RT: Ética, discrição, organização, pró-atividade, formação sólida, agilidade, elegância (na aparência e nas atitudes) e alinhamento aos objetivos estratégicos da organização.

MC: Onde você trabalha atualmente?

RT: Na empresa Status Construções.

MC: Como funciona seu trabalho?

RT: Basicamente minha função, como de todo o Secretário Executivo, é facilitar a rotina de trabalho do executivo para que ele possa se ocupar dos interesses estratégicos para a empresa. Isto inclui desde a organização e gerenciamento das informações (arquivos físicos e digitais), além de contribuir para que a comunicação entre o público interno e externo com o executivo possa fluir de forma produtiva, sempre levando as informações necessárias ao desenvolvimento do trabalho, porém sem gerar um grande número de interrupções desnecessárias.

MC: O que mais motivou você a optar por essa profissão?

RT: Confesso que antes de entrar na universidade não conhecia o curso. No primeiro ano de faculdade em outro curso, conheci a grade de secretariado e me identifiquei à primeira vista. É uma profissão multidisciplinar, que nos faz estudar diversas áreas, sobretudo de gestão, comunicação e novas tecnologias. Daí fiz o vestibular interno e mudei de curso. Não me arrependo até hoje, pois adoro meu trabalho!

MC: Como é a rotina de trabalho no dia-a-dia de uma secretária executiva?

RT: Além das funções clássicas de um Secretário Executivo, como atender telefonemas, organizar arquivos, protocolar documentos, gerenciar agendas, organizar reuniões e eventos empresariais, dentre outros, o Secretário Executivo contemporâneo assumiu uma série de outras atribuições mais relacionadas às estratégias da empresa, sobretudo no que se refere ao assessoramento ao executivo em suas atividades de planejamento, ação, controle e Direção.  Assim, podemos levar aos nossos líderes novas ferramentas de desenvolvimento do seu trabalho, formas de controlar e mensurar os resultados dentro da empresa, mediar e até influenciar a tomada de decisões. No entanto, para que possamos assumir este perfil mais estratégico, é fundamental uma boa formação intelectual, além de muita boa vontade e foco na melhoria contínua. Não podemos esquecer que uma liderança que estimula a implementação de novas idéias também é muito importante para o desenvolvimento deste profissional na empresa.

MC: Que parte de seu trabalho deixa você mais realizada?
RT: Quando consigo visualizar que meu esforço contribui para o meu crescimento, da empresa e das pessoas com quem trabalho.

MC: Ser uma secretária executiva permite que você desenvolva outra atividade profissional? (Você possui outra formação?)

RT: Também sou jornalista. Atualmente não desenvolvo outra atividade profissional paralela, apenas alguns free lancers na área de comunicação. No entanto, acredito que pela formação generalista que um Secretário Executivo possui, além de bons conhecimentos de rotina administrativa adquiridos com a profissão, temos diversos campos de atuação alternativos como a consultoria, elaboração de projetos, treinamentos empresariais, redação e tradução de textos em idiomas estrangeiros etc.

MC: Você exerce a liderança e a proatividade em seu trabalho? Como você lidera sua equipe?

RT: Cada vez que levo uma idéia nova ao meu líder, quando utilizo uma ferramenta que facilita a produtividade do meu trabalho e até de outras pessoas, quando me proponho a facilitar o fluxo de informações entre as pessoas e o diretor da empresa, acredito que esteja exercendo a liderança em sua essência.

MC: Que qualidades você tem que auxiliam em seu trabalho?

RT: Sempre procuro uma forma diferente de ver as coisas, sou muito curiosa e gosto de propor soluções diferentes a problemas corriqueiros. Sempre que possível, gosto de aprofundar meus conhecimentos a respeito das atividades que exerço, como forma de encontrar inspiração para fazer cada vez melhor.

MC: Que defeitos seus atrapalham seu trabalho?

RT: Faço muitas coisas ao mesmo tempo, o que dificulta a concentração e o foco nas atividades. Também me disperso com facilidade, por isso estou buscando aperfeiçoar meus métodos de gerenciamento de tempo e de rotina de trabalho.

MC: De que maneira você lida com seus defeitos, a fim de que eles não prejudiquem sua atividade?

RT: Exercendo a autocrítica, o auto-perdão e a vontade de me superar. Acho que devemos estar sempre atentos para o nosso desempenho e para o feedback dos colegas e do chefe (mesmo quando não é dado de forma explícita). Depois que identifico o problema, às vezes sozinha, às vezes pelo feedback das pessoas, procuro trabalhar em cima dele para melhorar. Acho que o mais importante é não assumir a posição de vítima, e sempre pensar e agir positivamente: não me acho menos capaz por ter certos defeitos, pois sei que tenho todas as condições de superá-los e quem sabe até de transformá-los em uma qualidade, só depende de mim ter força de vontade e disciplina para agir nesse sentido. Claro que nem tudo é uma maravilha, mas pensar assim me ajuda a enfrentar melhor minhas fraquezas.

MC: Você considera seu comportamento no trabalho ético? Exemplifique.

RT: Sim. Para mim ética é muito mais do que uma competência exigida pelo mercado ou uma disciplina cursada na universidade. Aprendi esses princípios desde cedo com meus pais, e acho que um dos principais fundamentos da ética é a sinceridade. Quando algo não está indo bem, procuro sempre da melhor forma expor a situação e propor alternativas, evitando “falar por trás” ou “explodir” em horas impróprias. Como Secretária Executiva, tenho acesso a informações privilegiadas e sigilosas, por isso a ética é mais do que uma qualidade, é uma condição necessária para ser um bom profissional.

MC: E quanto à remuneração? Você considera satisfatória?

RT: Da mesma forma que acontece com outras profissões, como a enfermagem, por exemplo, os empregadores e a sociedade confundem muito um secretário executivo de nível superior e de nível técnico. Essa situação exige muita paciência e estratégia dos profissionais para se posicionarem bem no mercado e demonstrarem seu valor. Já tivemos um grande avanço na profissão, mas acredito que na maioria dos casos a remuneração ainda não esteja à altura dos conhecimentos, habilidades e atitudes exigidos de nós atualmente. Por um lado depende de nós, profissionais, demonstrarmos este valor, por outro, das empresas saberem reconhecer.

MC: Que mensagem você gostaria de transmitir aos nossos leitores, caso um deles tenha interesse em ser um secretário executivo?

RT: Primeiramente que estude com bastante afinco as disciplinas relacionadas à gestão e comunicação, pois elas serão seu diferencial no trabalho. Certamente um Secretário Executivo que vai além de apenas fazer o que se pede e exerce a liderança “de baixo para cima” (sem parecer pretensioso) é o sonho de qualquer chefe. As competências comportamentais (como ética, força de vontade, disciplina), são muito valorizadas hoje, pois as empresas sabem que a parte técnica pode ser desenvolvida mais facilmente do que mudar a personalidade de alguém.

Também é importante exercer o autoconhecimento e desde cedo, para que se saiba qual o tipo de organização combina mais com seu jeito de ser, pois só dessa forma a parceria entre empresa e colaborador pode ser um bom negócio para ambas as partes. Daí basta ter muita força de vontade, disciplina e vontade de crescer, e os meios pelos quais se atingirá esse objetivo vão se definindo naturalmente durante o caminho.

As pessoas interessadas em conhecer mais sobre o trabalho e as atividades desenvolvidas pela secretária Executiva Renata, podem entrar em contato diretamente com ela por meio do endereço eletrônico: renata_tp@yahoo.com.br.

Se você deseja saber mais sobre alguma profissão, escreva para nossa equipe e informe a sua sugestão. Contamos com você!

Por Marcela Conceição