Negócio de sucesso – Passo 3
Olá, leitores!
Hoje falarei especialmente do cerimonial e seu checklist: o que é importante destacar e o que não pode faltar em um grande evento. São muitos detalhes que compõem um evento de sucesso, mas manter o planejamento e a organização considerando que os itens estão interrelacionados é importante e garante tranquilidade e minimiza a incidência dos famosos e temidos “imprevistos”. No caso do meu casamento, eu pude experimentar todo o planejamento e organização ao estilo 3.0 que eu tanto defendo e continuo acreditando ser funcional. A respeito da minha experiência pessoal, vou deixar para falar no último artigo desta série.
Vamos então aos itens imprescindíveis que todo profissional deve prestar atenção. Preparados?
1º: Layout do espaço – Após escolher o espaço do evento, é necessário pensar no tipo de decoração e na disposição de mesas, objetos, palco para alguma apresentação, caso haja, espaço para músicos, DJ etc. Recomendável fazer este tipo de acompanhamento com o cerimonialista;
2º: Decoração – Há alguns espaços que permitem ousar na decoração, como salões sem detalhes nenhum em paredes, tetos e quinas. Outros, já são parcialmente decorados como salas de teatro, salas de museus, restaurantes e antiquários. Para locais simples e desprovidos de detalhes decorativos, pode-se pensar no tipo de decoração que mais combina com os anfitriões. No caso de evento empresarial, pode ser uma festa temática. Quando o local já possui detalhes de decoração, deve-se dosar e pensar em algo que não conflite com o próprio estilo do salão;
3º: Buffet – O buffet deve ser definido também pelo estilo da festa. Eventos pela manhã pedem opções leves e agradáveis como o welcome coffee (quando iniciado bem cedo) ou o brunch (quando próximo à hora do almoço). Eventos ao final da tarde demandam serviços de coquetel, com opções de salgados frios e quentes. Eventos à noite pedem serviço de jantar, lembrando que é interessante oferecer pelo menos três tipos de pratos e de dois a três tipos de sobremesa. A quantidade está condicionada ao número de convidados. Recomenda-se também preparar este momento juntamente ao cerimonialista ou ao chef responsável pelo serviço;
4º: Música – A escolha por apresentação musical (banda ou DJ) também depende do foco do evento. Geralmente contrata-se este serviço para deixar o ambiente mais agradável. O estilo musical também depende do objetivo do evento.
5º: Encerramento – Dependendo do evento pode haver um encerramento formal, como grandes reuniões de trabalho para apesentação de algum projeto, ou confraternizações organizacionais. No caso de eventos de base instrucional como seminários, fóruns e congressos, geralmente ao final entrega-se um certificado pela participação do convidado.
Concluída a etapa do evento em si, há o momento que muitas empresas e pessoas pulam quando o evento termina: o feedback de público e dos integrantes da equipe de organização em um encontro de pós-evento. Vou falar mais sobre ele no artigo de amanhã. Aguarde!
Por Marcela Conceição Brito