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Olá, mundo!

No ritmo da escolha da cidade do Rio de Janeiro para sediar os Jogos Olímpicos do Brasil em 2016 ocorrida ontem percebe-se a grandiosidade de um evento como este. Portanto, vou mostrar de que maneira é possível planejar ==> organizar ==> executar ==> analisar um evento, analisando possíveis imprevistos que podem acontecer e sobre os quais algumas vezes não temos controle.

Um evento deve ser pensado por um grupo de pessoas de maneira bastante clara e objetiva. O grupo responsável por realizar o evento deve, primeiramente, conhecer qual o seu objetivo, definir um tema, um formato e um período para começar a planejar. O planejamento de eventos envolve desde a discussão sobre os itens que devem constar no projeto do evento até sua total finalização.

O projeto é importante, pois com ele a equipe organizadora do evento pode solicitar patrocínios a empresas e acompanhar todas as etapas do evento de maneira sistemática. Após o planejamento e a elaboração do projeto, é o momento de organizar. A organização inclui a divisão de comissões dentro da equipe, a fim de alcançar as metas importantes da estruturação do evento de acordo com o tempo estipulado.

A organização exige do líder da equipe ou coordenador geral do evento habilidades técnicas, gerenciais e, acima de tudo, humanas. Esta pessoa na equipe possui a função de identificar talentos e delegar atividades conforme os diferentes perfis. Então, após dividir as comissões de trabalho do evento, o líder deverá distribuir as tarefas aos que produzirão satisfatoriamente na comissão para a qual foi indicado.

Depois destas duas etapas essenciais que são planejamento e organização, agora é a vez da execução. Todos a postos, espaço decorado, roteiro pronto, tudo dentro do prazo. E agora? Durante o evento, é importante que os profissionais que terão contato com os participantes ou o público estejam presentes e atentos aos detalhes, para que nada saia errado e para que se houver algum imprevisto possa ser rapidamente solucionado.

Evento realizado, público satisfeito e equipe exausta. Acabou? Não, ainda não acabou. Após o fim do evento, é necessário reunir o grupo e fazer um balanço geral do evento, discutir onde ocorreram falhas e quais foram os pontos mais altos e mais baixos.

Dessa maneira, a cada evento a qualidade aumenta e os profissionais se tornam mais experientes e seguros.

Por Marcela Conceição